Elk bedrijf en iedere organisatie krijgt te maken met contracten. Interne contracten, bijvoorbeeld met de eigen werknemers. Maar ook externe contracten, zoals met leveranciers. Uiteindelijk moet elk contract dat een organisatie afsluit goed beheerd worden. Sommige contracten zijn voor specifieke afdelingen goed te beheren, maar bij contracten die de verschillende afdelingen overstijgen moet er een centraal beheer aan te pas komen. Denk bij zulke afdeling-overstijgende contracten bijvoorbeeld aan het contract met het schoonmaakbedrijf, de energieleverancier of de onderhoudsdienst. Voor al deze contracten is het zaak dat er bijvoorbeeld goed inzichtelijk is wanneer ze aflopen, voor het geval je ze wilt opzeggen. Te laat zijn met opzeggen kan een kostbare aangelegenheid zijn. Met behulp van een goed Document Management Systeem (DMS) zorg je ervoor dat je contractbeheer vlekkeloos verloopt.
Leg je contractbeheer vast in werkstromen
Met een goed Document Management Systeem leg je tijdens de registratie van een contract alle schriftelijke afspraken snel en overzichtelijke vast in werkstromen. Denk daarbij ook aan het bepalen van de termijnen, instellen van herinneringen en beoordelingen. Op grond van de ingerichte werkstroom (ook wel workflow genoemd), krijgen interne medewerkers automatisch taken toegewezen. Zo krijgt een collega bijvoorbeeld elk jaar automatisch de taak om een energiecontract te beoordelen en eventueel te heroverwegen. Wanneer hij besluit om verder te gaan met de leverancier, krijgt hij over precies een jaar dezelfde taak toegewezen. Mocht hij besluiten om met een andere leverancier in zee te gaan, krijgt het secretariaat automatisch de opdracht om het contract met de huidige leverancier op te zeggen. Op deze manier wordt met een goed Document Management Systeem altijd voorkomen dat een contract stilzwijgend wordt verlengd.
Meldingen voor interne contracten
Ook voor interne contracten biedt een goed DMS uitkomst. Zo is het mogelijk om binnen dossiers notificaties in te stellen. Zo weet je altijd ruim op tijd wanneer medewerkers met een tijdelijk contract op de hoogte gebracht moeten worden van hun toekomst bij je bedrijf. Krijgen ze een nieuw contract of nemen jullie na deze periode afscheid van elkaar? Gebruik het DMS om dit allemaal op tijd inzichtelijk te krijgen en actie te ondernemen, om zo niet tegen wettelijke bepalingen aan te lopen die je verplichten om bepaalde zaken af te handelen op een manier die je eigenlijk niet wilt. Met het instellen van notificaties kun je bijvoorbeeld ook op tijd actie ondernemen om jubilerende collega’s in het zonnetje te zetten.
